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직장인에게 가장 중요한 역량 중 하나는 ‘보고서를 잘 쓰는 것’입니다.

지난해 한 취업포털 사이트에서 직장인 1천200명을 대상으로 설문조사를 실시한 결과, 대한민국 직장인들이 하루 평균 보고서 작성에 들이는 시간이 무려 5시간인 것으로 나타났습니다.

이만하면 회사 업무는 보고서로 시작해 보고서로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다.

서양 근대 철학의 창시자 ‘데카르트’가 지금 시대에 회사를 다니고 있다면, ‘데 과장’은 이런 명언을 남기지 않았을까요?

 

 

“나는 보고한다, 고로 존재한다.”

 

 

 

 

첫인상이 결재의 성패를 좌우한다

보고서를 상사에게 전달할 때 느껴지는 묘한 두근거림.

설렘 반 걱정 반의 이 시간은 ‘퇴짜’ 맞을 것에 대한 두려움 때문인지 소개팅을 할 때의 기분과 비슷합니다.

 

소개팅과 마찬가지로 보고서의 성패를 좌우하는 건 ‘첫인상’ 입니다

첫인상의 8할은 보고서 제목과 목차에 있습니다.

기안자와 결재자는 보고서 제목을 통해 처음 만나게 되는데요.

의미적절하고 눈에 잘 들어오는 제목일수록 기안자에게는 설득의 힘을, 결재자에게는 공감의 힘을 불러일으킵니다.

기자들이 기사 제목을 정하는데 가장 많은 시간을 투자하는 이유가 여기에 있습니다.

 

 

글의 길잡이가 되는 목차는 보고서 내 소제목의 집합입니다. 목차를 통해 보고서의 전체 내용과 흐름을 가늠할 수 있으며, 전체와 부분, 부분과 부분간의 연관성도 알 수 있습니다.

또, 내용간의 관계를 명확하게 해 중복과 누락을 예방할 수 있습니다.

무엇보다 목차에는 읽는 사람이 핵심어를 통해 해당 내용을 쉽게 찾아볼 수 있는 검색성과 본문의 내용이 구체적으로 상상될 수 있는 함축성이 담깁니다다.

제목을 통해 보고서와 첫 인사를 나누었다면, 목차를 통해 그 글의 내용을 찬찬히 알아가는 것입니다.

 

 

 

 

역지사지(易地思之)의 글

대부분의 직장인은 자신의 생각을 보고서에 담아낼 줄 압니다. 하지만, 보고서 고수와 하수를 가르는 기준은 글을 필자 중심으로 썼느냐, 독자 중심으로 썼느냐 하는 것에서 나뉩니다.

보고서를 잘 쓰는 사람은 자신이 쓰기 쉬운 글이 아닌, 상대방이 이해하기 쉬운 보고서를 작성합니다.

보고서야말로 읽는 사람을 위한 ‘역지사지(易地思之)’의 글이기 때문입니다.

설명과 설득 어느 쪽이든 자신이 작성한 보고서가 그 본연의 임무를 완수하기 위해서는 상대방이 ①이해하기 쉬운지, ②동의할 수 있는지, ③보기 좋게 편집되어 있는지를 반드시 살펴야 합니다.

 

 

또, 보고서의 독자가 누구인지도 고려해야 합니다.

사수가 독자라면, 업무의 전반적인 흐름을 담아낼 수 있도록 보고서의 목적과 배경, 현안, 앞으로의 계획까지 최대한 구체적이고 상세하게 작성해야 합니다.

하지만 임원이나 경영진이 읽는 보고서라면, 최대한 간략하면서도 함축적으로 내용을 담아내는 것이 좋습니다. 상사는 대개 바쁘고 인내심이 적기 때문이죠.

 

 

 

 

맞춤법도 경쟁력이다

기본적인 맞춤법이 지켜지지 않은 보고서는 읽는 이에게 신뢰감을 떨어뜨립니다.  특히, ‘아’ 다르고 ‘어’ 다른 한글의 특성상 작은 실수 하나로 큰 낭패를 보는 경우가 생길 수 있으니 특별히 주의해야 합니다.

직장인들이 보고서를 쓰며 가장 많이 틀리는 맞춤법은 다음과 같습니다.  

 

 

[틀리기 쉬운 맞춤법 Best 5]

안 vs 않
안 : 부사의 기능으로 ‘아니’의 준말.   예) 안되면 다른 방법을 찾아보세요.
않 : 동사나 보조용언으로 쓰이며, ‘아니하다’의 준말.   예) 계약이 체결되지 않았습니다. 

 

 

되 vs 돼
되 : ‘되다’의 어간으로 홀로 사용 불가.   예) 팩스로 보내도 될까요?
돼 : ‘되어’의 준말로 ‘되어’를 넣어 말이 되면 ‘돼’를, 말이 안되면 ‘되’를 사용.   예) 안돼요.

 

 

결재 vs 결제
결재 : 허가, 승인할 때 사용하는 용어.   예) 기획안 결재 부탁드립니다.
결제 : 대금을 주고받아 거래를 마치는 일   예) 카드 대금 결제됐나요?

 

 

재고 vs 제고
재고 : 어떤 일을 다시 생각함.   예) 이번 프로젝트 재고해보죠.
제고 : 수준이나 정도를 높임.   예) 생산성을 제고할 방안이 있나요?  

 

 

가장 좋은 교보재는 바로 옆에 있다

일반적으로 회사마다 ‘통용’되는 보고서 양식이 있습니다. 한글, 워드, 엑셀 등 제작 툴의 차이가 있을 뿐 디자인이나 폰트, 간격 등은 통용 양식의 범주를 크게 벗어나지 않습니다.

투박해 보이는 그 양식은 선배 직장인들이 오랜 기간 보고서를 통해 커뮤니케이션을 주고받으며 완성한 ‘합리성의 총체’입니다.

 

옆자리 선배의 보고서를 다시 한 번 살펴보아요.

뛰어난 가독성과 가시성은 물론, 군더더기 없는 깔끔함까지 갖춰져 있습니다. 보고서를 잘 쓰고 싶은 사람에게 이보다 더 좋은 교보재는 없습니다.

가수는 노래로 말하고, 배우는 연기로 말하고, 직장인은 보고서로 말합니다.

실제로 한 장의 보고서에는 나와 조직의 과거(성과), 현재(진행 상황), 미래(목표)가 모두 담겨있습니다.

 

 

보고서와 씨름하고 있는 직장인들이여~
오늘도 야무지고 매력적인 보고서로 우리의 칼퇴와 승진을 사수합시다!