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직장인들은 회의가 많습니다. 본래 회의의 존재 목적은 ‘문제 해결’이지만, 대부분의 직장인은 회의에 부정적으로 생각하죠.

‘문제를 해결할 수 있으면 회의는 무조건 좋은 것 아니냐’고 반문하는 사람이 있다면, 그건 정장바지에 주름이 덜 잡힌 신입사원이거나 자신이 추천한 점심메뉴가 회의 시간에 선정될지 노심초사하느라 미간에 주름이 더 잡힌 부장님일 것입니다.

 

 

직장인 회의 육하원칙

WHO(또 제가 하나요?): 또 나야? 왜 때문에 또 나야?

WHAT(그래서 정해진 답이 뭐죠?): 응~ 답정너

WHERE(이 회의는 어디로 가는가…): 상무님, 아니 사공님 왜 산으로 가시죠?

WHEN(회의 대체 언제 끝나요?): 퇴근 10분 전 회의 소집은 너무한 거 아니에요!

HOW(한 명씩 돌아가면서 얘기해볼까?): 제발 시계 반대 방향!

WHY(이럴거면 회의를 왜…): 열 명이서 두 시간 떠들었는데 남는 게 없네?

 

 

나쁜 회의는 ‘생산성 먹는 하마’

직장인의 회의는 단순하게 구분됩니다. 회의를 마친 뒤 ‘아! 이런 게 직장생활이구나!’하며 나르시즘에 빠지는 좋은 회의와 ‘아, 이런 게 직장생활이구나…’하며 매너리즘에 빠지는 나쁜 회의.

나쁜 회의는 ‘생산성을 잡아먹는 하마’입니다. 회의가 많은 회사가 모두 생산성이 떨어지는 것은 아니지만, 생산성이 떨어지는 회사는 대부분 회의가 많죠.

이는 회의가 ‘절대 가치’를 만들어내지는 않는다는 것을 뜻하는데요. 회의는 목표 해결을 위한 수단일 뿐, 행위 그 자체가 성과는 아닙니다. 최고의 생산성은 회의 없이 물 흐르듯 업무가 진행되는 것이죠.

회의가 많다는 것은 조직의 인원이 너무 많거나 적은 구조적인 문제일 수도 있고, 업무를 지나치게 세분화했기 때문일 수도 있고, 상급자의 노파심이 원인일 수도 있습니다. 결국 회의가 많다는 것은 생산성이 떨어진다는 반증이죠.

 

 

 

 

회의 끝~ 업무시작!

그렇다면 좋은 회의란 무엇일까요?

 

첫째, 짧고 굵어야 한다. 직장인은 월급고하(高下)를 막론하고 모두 바쁩니다. 고심 끝에 악수(惡手)를 둘 뿐, 빠르고 임팩트 있는 회의가 이뤄져야 합니다. 집중을 위해 디지털 기기의 사용은 금지하는 것이 좋습니다.

둘째, 철저한 준비가 필요하다. 사전에 회의 안건과 목표를 알면 회의 중에는 핵심사안만 다루면 됩니다. 시안과 관련된 구성원이 모두 참여했는지도 중요하죠. 기껏 회의해놓고 ‘담당자 모시고 다시 하자’고 한다면 그날 참석자들은 회의하러 왔다가 물만 먹고 가는 꼴이 되죠.

셋째, 잘 기록해야 한다. 해석과 기억은 입맛만큼이나 주관적입니다. 대개 본인한테 유리한 쪽으로 생각하게 되니, 주제와 책임이 애매모호할수록 회의 내용을 꼼꼼하게 적어 두어야 합니다.

넷째, 선명한 결론이 내려지고 구체적으로 행동하는 항목이 나와 있어야 한다. 회의의 목표가 다음 회의의 날짜를 잡는 것이 되어서는 안됩니다. 그 시간을 통해 최대한 결판을 내고, 합의 내용을 준수해야 합니다.

 

최근 들어 우리 회사는 물론, 기업마다 바람직한 회의 문화를 정착하고 불필요한 회의시간을 줄이기 위해 다양한 노력을 기울이고 있습니다. 외부에서 강사를 초청해 ‘회의 잘하는 방법’을 교육하기도 하고, TF를 구성해 생산적인 회의에 필요한 제도나 규칙을 새롭게 만들기도 합니다.

그만큼 직장은 사람과 사람간의 커뮤니케이션을 통해 올바른 사고를 형성하고 공유하는 과정과 분위기가 중요한 공간입니다. 회의가 불필요하고 비효율적일수록 직장생활은 괴로워지죠.

오늘 회의는 속는 셈 치고 최대한 짧고 합리적으로 진행해 봅시다. 어제까지 숨 막혔던 회의가 오늘은 집단지성이 100% 발휘되는 흥미진진한 회의로 변할지 모를 일이니까요.